Hausverwaltung A–Z

Hausverwaltung-Lexikon

Über 56 Begriffe rund um WEG, Mietverwaltung und Immobilienrecht – verständlich erklärt mit Paragraphen-Verweisen.

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A

Abnahmeprotokoll: Schriftliches Protokoll bei Wohnungsübergabe oder -rückgabe. Dokumentiert Zustand, Mängel und Zählerstände. Wichtigstes Beweismittel bei späteren Streitigkeiten zu Schäden und Kaution.
Abrechnungszeitraum: Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung erfolgt – meist 12 Monate, üblicherweise das Kalenderjahr. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter binnen 12 Monaten nach Ende dieses Zeitraums zugehen.
Allgemeineigentum: Bestandteile einer WEG, die allen Eigentümern gemeinsam gehören (Treppenhaus, Dach, Fassade, Aufzug, Heizungsanlage). Im Gegensatz zum Sondereigentum (eigene Wohnung).
Anfechtungsklage: Gerichtliche Klage gegen einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Frist: ein Monat ab Beschlussfassung (§ 23 Abs. 4 WEG). Zuständig ist das Amtsgericht am Ort des Grundstücks.

B

Beirat (Verwaltungsbeirat): Aus Eigentümern gewähltes Gremium der WEG, das den Verwalter unterstützt und kontrolliert. Üblicherweise 3 Personen: Vorsitzender + 2 Beiräte. Prüft die Jahresabrechnung vor der Eigentümerversammlung.
Belegeinsicht: Recht jedes Eigentümers, alle Belege der Hausgeldabrechnung einzusehen (§ 28 Abs. 4 WEG). Die Verweigerung ist ein gravierender Pflichtverstoß und kann eine fristlose Verwalterabberufung rechtfertigen.
Beschlussfähigkeit: Voraussetzung für rechtsgültige Beschlüsse. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Anwesenheit beschlussfähig (§ 25 Abs. 1 WEG) – früher waren Anwesenheitsquoren nötig.
Betriebskosten: Laufende Kosten eines Gebäudes, die nach § 1 BetrKV definiert sind und auf Mieter umgelegt werden dürfen. Abschließend in § 2 BetrKV aufgelistet (17 Positionen). Nicht umlagefähig sind Verwaltungs-, Bank- und Reparaturkosten.
BetrKV (Betriebskostenverordnung): Bundesrechtliche Verordnung, die abschließend regelt, welche Kosten als Betriebskosten umlagefähig sind. § 2 listet 17 Kostenarten – andere Kosten dürfen nicht umgelegt werden.

E

Eigentümerversammlung: Mindestens jährlich stattfindendes Treffen der Wohnungseigentümer (§ 24 WEG), bei dem über alle wesentlichen WEG-Angelegenheiten entschieden wird. Seit 2020 auch hybrid (Vor-Ort + online) möglich.
Energieausweis: Pflichtdokument für Vermieter und Verkäufer (§ 80 GEG). Bedarfsausweis (basierend auf Bauphysik) oder Verbrauchsausweis (basierend auf Verbrauch). Gültigkeit: 10 Jahre.
Entlastung: Beschluss der Eigentümerversammlung, der den Verwalter für seine Tätigkeit im Vorjahr entlastet – verzichtet damit auf Schadensersatzansprüche. Vor Entlastung sollte zwingend die Belegeinsicht erfolgt sein.

F

Fernwärme: Wärme aus zentraler Erzeugungsanlage, über Rohrleitungen zum Gebäude geliefert. Im GEG als 65-%-Erneuerbare-Anforderung anerkannt – wird im Ortenaukreis u.a. in Offenburg ausgebaut.

G

GEG (Gebäudeenergiegesetz): Heizungsgesetz, seit 1.1.2024 in Kraft. Verlangt bei Heizungstausch 65 % erneuerbare Energien. Übergangsfristen für Bestand: bis Mitte 2026 (Großstädte) bzw. Mitte 2028 (Kleinstädte).
Gemeinschaftsordnung: Ergänzung zur Teilungserklärung; regelt das interne Verhältnis der Eigentümer (Stimmrechte, Kostenverteilung, Nutzungsrechte). Änderung erfordert in der Regel Einstimmigkeit oder qualifizierte Mehrheit.

H

Hausgeld: Monatliche Vorauszahlung der Wohnungseigentümer an die WEG zur Deckung aller laufenden Kosten (Betriebskosten, Verwaltervergütung, Instandhaltungsrücklage). Nicht zu verwechseln mit Miete.
Hausgeldabrechnung: Jährliche Abrechnung der WEG nach § 28 WEG. Zeigt tatsächliche Kosten vs. Vorauszahlungen je Eigentümer. Muss innerhalb von 6 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres vorliegen.
Hausordnung: Verbindliche Regelungen für das Zusammenleben in einer WEG oder Mietobjekt. Wird von der Eigentümerversammlung beschlossen oder vom Vermieter erlassen.
HeizkostenV (Heizkostenverordnung): Verordnung, die die Aufteilung von Heizkosten regelt: 50–70 % verbrauchsabhängig, der Rest nach Wohnfläche. Verstoß berechtigt Mieter zu 15 % Abzug von der Heizkostenrechnung (§ 12 HeizkostenV).
Hybride Eigentümerversammlung: Versammlungsform mit physischen und online dazu geschalteten Teilnehmern, seit der WEG-Reform 2020 zulässig (§ 23 Abs. 1a WEG). Voraussetzung: Grundsatzbeschluss der WEG.

I

IHK-Zertifizierung (§ 26a WEG): Seit 2020 verpflichtende Sachkundeprüfung für WEG-Verwalter ab 9 Einheiten. Prüfung durch die zuständige Industrie- und Handelskammer. IVO ist nach § 26a WEG zertifiziert (IHK Südlicher Oberrhein).
Indexmiete: Miete, die an den Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts gekoppelt ist (§ 557b BGB). Anpassung frühestens nach 12 Monaten, mit Begründung.
Instandhaltungsrücklage: Finanzielle Rücklage der WEG für künftige Instandhaltung und Modernisierung. Empfohlen: 5–15 €/m²/Jahr (VDIV). In Österreich seit 2022 gesetzliche Mindestrücklage von 0,95 €/m²/Monat.
Instandsetzung: Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands eines Gebäudes oder einer Anlage – im Gegensatz zur Modernisierung, die zu einer Wertverbesserung führt. Klassisch: Reparatur eines defekten Wasserrohrs.

J

Jahresabrechnung: Synonym für Hausgeldabrechnung in der WEG bzw. Nebenkostenabrechnung im Mietverhältnis.

K

Kappungsgrenze: Obergrenze für Mieterhöhungen: maximal 20 % in 3 Jahren (§ 558 BGB). In Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt: 15 % – betrifft im Ortenaukreis derzeit keine Kommune.
Kaution (Mietkaution): Mietsicherheit nach § 551 BGB. Maximal 3 Nettokaltmieten, in 3 Raten zahlbar, getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen, verzinst.

M

Mehrheit (einfache, qualifizierte): Einfache Mehrheit: mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen. Qualifizierte Mehrheit (z. B. 2/3 oder 3/4) – seit der WEG-Reform 2020 nur noch bei wenigen Sondertatbeständen erforderlich.
Miteigentumsanteil (MEA): Anteil eines Eigentümers am gemeinschaftlichen Eigentum, in der Teilungserklärung in Tausendstel angegeben. Bestimmt Stimmgewicht und Kostenanteil.
Modernisierung: Maßnahmen, die den Gebrauchswert nachhaltig erhöhen oder Energie einsparen (§ 555b BGB). Mietkostenumlage bis 8 % der Modernisierungskosten/Jahr (§ 559 BGB).

N

Nebenkostenabrechnung: Jährliche Abrechnung der Betriebskosten zwischen Vermieter und Mieter (§ 556 BGB). Muss binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst ist Nachforderung ausgeschlossen.
Nebenkostenvorauszahlung: Monatliche Vorauszahlung des Mieters auf die voraussichtlichen Betriebskosten. Wird in der Jahresabrechnung mit den tatsächlichen Kosten verrechnet.
Notdienst: 24/7-Erreichbarkeit der Verwaltung für akute Notfälle (Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Stromausfall). Nur 1 % der deutschen Hausverwaltungen bietet 24h-Service – IVO mit eigener Notfallnummer.

O

Ordnungsgemäße Verwaltung: Maßstab nach § 19 WEG für alle Verwaltungsentscheidungen. Verstöße sind anfechtbar.

Q

Quoten-Verteilerschlüssel: Aufteilung der Kosten in der WEG nach Miteigentumsanteilen, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch. In der Teilungserklärung oder durch Beschluss festgelegt.

R

Rücklage: Siehe Instandhaltungsrücklage.

S

Sanierungsroadmap: Mehrjährige Planung zukünftiger Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen einer WEG, basierend auf Objekt-Zustand und gesetzlichen Anforderungen (z. B. GEG).
Schadensmeldung: Meldung eines Schadens durch Mieter oder Eigentümer an die Hausverwaltung. IVO-Standard: Online-Formular mit Foto-Upload, Reaktion binnen 24 h werktags.
SEPA-Lastschrift: Übliches Zahlungsverfahren für Hausgeld und Miete. Vereinfacht Mahnwesen und Inkasso.
Sonderumlage: Außerplanmäßige Zahlung der WEG-Eigentümer für Maßnahmen, die nicht aus der Rücklage gedeckt sind. Mehrheitsbeschluss erforderlich (§ 21 WEG).
Sondereigentum: Eigentum an einer einzelnen Wohnung oder einem Geschäftsraum innerhalb einer WEG. Im Gegensatz zum Allgemeineigentum (Treppenhaus, Dach, Fassade).
Sondereigentumsverwaltung: Verwaltung einer einzelnen Wohnung im Auftrag des Eigentümers – inkl. Mietersuche, Mietinkasso, Schadenmanagement. Beliebt bei Kapitalanlegern, die nicht vor Ort wohnen.
Staffelmiete: Mietvertrag, bei dem die Miete in im Vertrag festgelegten Stufen steigt (§ 557a BGB). Erste Erhöhung frühestens 12 Monate nach Mietbeginn.

T

Teilungserklärung: Notarielle Urkunde, die ein Grundstück in Wohnungseigentum aufteilt. Definiert Sondereigentum, Allgemeineigentum, Miteigentumsanteile und Sondernutzungsrechte.

V

Verkehrssicherungspflicht: Pflicht des Eigentümers, Gefahren auf dem Grundstück zu beseitigen (§ 836 BGB). Beispiele: Räumen, Streuen, Beleuchtung, Baumkontrolle.
Vermögensbericht: Bestandteil der Jahresabrechnung – zeigt Stand und Entwicklung der Instandhaltungsrücklage.
Verteilerschlüssel: Regel, nach der Gesamtkosten auf einzelne Mietparteien oder Eigentümer aufgeteilt werden (Wohnfläche, MEA, Personenzahl, Verbrauch). Häufigste Fehlerquelle in Nebenkostenabrechnungen.
Verwaltervertrag: Vertrag zwischen WEG und Verwalter, regelt Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Kündigungsmodalitäten. Maximal 5 Jahre Erstlaufzeit (§ 26 Abs. 1 WEG).
Verwaltungsbeirat: Siehe Beirat.
Vollmacht (Eigentümerversammlung): Schriftliche Bevollmächtigung eines anderen Eigentümers zur Stimmabgabe. Unbeschränkte Stimmrechtsausübung möglich, sofern Teilungserklärung nichts anderes regelt.
Vorvermieterbescheinigung: Bestätigung des Vorvermieters über pünktliche Mietzahlung – seit 2015 nicht mehr verpflichtend, aber häufig verlangt.

W

Wärmepumpe: Heizsystem, das Wärme aus Luft, Wasser oder Erdreich gewinnt. GEG-konform, hoch effizient. Im MFH-Bestand 40.000–110.000 € Investition – mit Förderung bis 70 %.
WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft): Rechtliche Gemeinschaft aller Eigentümer eines aufgeteilten Grundstücks. Geregelt im Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
WEG-Reform 2020: Umfassende Modernisierung des WEG-Rechts, gültig seit 1.12.2020. Wichtigste Änderungen: einfache Verwalterabberufung, hybride Versammlungen, Beschlussfähigkeit unabhängig von Anwesenheit.
Wirtschaftsplan: Jährlicher Plan der WEG mit Einnahmen, Ausgaben und Hausgeld pro Eigentümer. Wird in der Eigentümerversammlung beschlossen (§ 28 Abs. 1 WEG).

Z

Zwangsverwaltung: Gerichtlich angeordnete Verwaltung einer Immobilie zur Vollstreckung von Forderungen. Selten – aber wichtig bei säumigen WEG-Eigentümern.

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